Appel d'offres pour un.e consultant.e

Lundi 8 mars 2021
14:54

Appel d'offres développement des publics

Le Musée du Bas-Saint-Laurent et le Manoir seigneurial Fraser sont à la recherche d'un.e consultant.e pour un mandat de développement des publics.

Objectif de cet appel d’offre

Trouver un.e consultant.e  pour mettre en œuvre un plan de développement des publics pour les deux organismes. Il s'agit de travailler à la mise en commun de stratégies et d'actions ciblées pour élargir les publics existants des 2 organismes.

Admissibilité à soumissionner

Toute personne ou firme détenant une expertise reconnue et significative peut soumissionner à cet appel d’offre, en autant qu’elles soient établies au Québec.  Des références d’anciens clients pourraient être exigées avant l’octroi du contrat.

Présentation et dépôt des soumissions

Les soumissions doivent inclure tous les éléments mentionnés ci-bas. Les demandes doivent être acheminées par courriel à [email protected] au maximum le 26 mars 2021 à 17h.  

Réserves, conditions d’admissibilités et conformité des soumissions

Le Musée du Bas-Saint-Laurent et le Manoir Fraser ne sont pas tenus de motiver l’acceptation ou le rejet d’une soumission.

Toute soumission ne satisfaisant pas à l’une ou l’autre des conditions suivantes sera rejetée :

  1. La soumission doit être présentée à l’endroit prévu, à la date et à l’heure limites fixées pour la réception des soumissions;

2.La soumission doit être rédigée en français;

3.La soumission doit inclure tous les frais et montants exigés par les soumissionnaires;

4.La soumission ne doit en aucune façon être conditionnelle ou restrictive;

5- La soumission doit être ventilée au niveau du nombre d’heures envisagés pour chacun des items demandés.

Le Musée et la Manoir Fraser ne s’engagent pas à accepter ni la soumission la plus basse ni aucune des soumissions reçues ou ouvertes, ni à payer aucuns frais. Elle ne s’engage à aucune obligation d’aucune sorte envers le ou les soumissionnaires.

L'évaluation des soumissions est la responsabilité d'un comité de sélection qui procède à l'évaluation selon une grille et des critères définis à la page 4.

Contexte

Le projet faisant l'objet de la présente demande implique les deux institutions muséales agréées de Rivière-du-Loup à savoir le Musée du Bas-Saint-Laurent (MBSL) et le Manoir seigneurial Fraser (Manoir). Si la taille, le budget de fonctionnement et les champs d'intervention des deux organismes diffèrent, il demeure que ceux-ci évoluent dans le même milieu et font face à des enjeux similaires, notamment celui du manque de ressources (humaines et financières) et celui de la conquête, de la diversification et de la fidélisation des publics.

De cet enjeu partagé est né le projet, en cohésion avec leurs missions respectives, de partager une ressource qui aurait pour mandat d'élaborer et de mettre en œuvre un plan de développement des publics. En effet, les deux organismes ont une offre complémentaire et agissent sur le même territoire avec le même bassin de population. Le fait de développer une stratégie commune de conquête, d'élargissement et de fidélisation des publics donnera davantage de portée et de cohérence aux actions culturelles et éducatives soutenues par ces organismes.

Échéancier et consultations

Le Musée du Bas-Saint-Laurent et le Manoir désirent commencer les travaux au printemps 2021 avec un livrable final pour le printemps 2022. Cet échéancier d’un an doit inclure les analyses, visites et consultations, ainsi que le livrable des plans de développement pour les deux institutions.

Il est à noter que la période estivale est la période la plus occupée de l’année pour les 2 organismes, donc les travaux seront ralentis du côté desdits organismes pendant l’été. Cela n’empêche aucunement les soumissionnaires de progresser dans l’état de la situation et l’analyse de l’écosystème, mais si les organismes sont mis à contribution par des rencontres ou des réponses à un questionnaire, il faut prévoir un délai de réponses en conséquence.

Tâches et responsabilités du consulant.e

Le mandat est le suivant :  dans un premier temps, de faire un état de la situation à savoir la programmation éducative et culturelle de chacun des organismes, les moyens utilisés pour rejoindre les clientèles de même que leurs publics et leurs non-publics. Ensuite, il s'agit d'analyser l' "écosystème" à l'intérieur duquel s'inscrivent les organismes. D'une part, le territoire, c'est-à-dire les organismes, association, entreprises, etc. qui s'y trouvent en vue de définir les besoins puis des cibles de publics et sous-publics potentiels. D'autre part, le secteur d'intervention des deux organismes. Il importe ici de recenser ce qui se fait dans les autres institutions muséales ailleurs au Québec en matière de développement des publics (Benchmarking).

Dans un deuxième temps, la ressource partagée devra concevoir le plan de développement des publics pour les deux institutions. Cette étape se fera en étroite collaboration avec les responsables du MBSL et du Manoir. Ainsi, pour chaque public/sous-public ciblé, des actions à poser seront identifiées, budgétisées et réparties dans le temps, qu'il s'agisse d'actions de promotion particulières, de développement d'une activité spécifique pour un public ciblé ou de la mise en place d'un service destiné à accommoder ou desservir une clientèle particulière. Enfin, la ressources aura à amorcer la mise en œuvre du plan de développement des publics et ce, en lien étroit avec les équipes en place. Le projet prévoit en outre une banque d'heures pour les ajustements et conseils complémentaires, le but étant de bien outiller les organismes en cette matière.

Soumission et éléments à inclure dans les offres

  • Présentation générale du.des soumissionnaires et des expertises dans le domaine culturel;
  • Vision globale du mandat;
  • Plan de travail et échéancier de réalisation;
  • Nombre d’heures estimées pour le respect du mandat :
    • État de la situation;
    • Analyse de l'écosystème;
    • Élaboration du plan de développement des publics;
    • Mise en œuvre du plan de développement des publics;
    • Ajustements, au besoin, et conseils complémentaires.
  • Proposition budgétaire;
  • Condition de réalisation du mandat.

Budget global et frais associés

Le budget accordé à cet appel d’offre est un forfaitaire de 15 750 $. Des frais de déplacements de 500$ pourraient être accordés pour des personnes résidant à l’extérieur de Rivière-du-Loup.

Grille d’évaluation des soumissions et pondération des offres

  • Expérience du soumissionnaire :                                                     
  • Compétence et disponibilité du responsable du projet :                
  • Organisation du projet :                                                                   
  • Échéancier de travail et présentation des biens livrables :             
  • Qualité de l’offre de service :                                                          

Transmission des résultats

Le Musée du Bas-Saint-Laurent et le Manoir ne motiveront pas l’acceptation ou le refus d’une offre et communiqueront seulement avec le soumissionnaire retenu.